Servicios de edición de videos de los premios Esperanza y elaboración de dos videos animados para la IX Asamblea General de CLAC

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

Título de la consultoría

Servicios de edición de videos de los premios Esperanza y elaboración de dos videos animados para la IX Asamblea General de CLAC

Unidad de dependencia

Unidad de Comunicación Estratégica

Alcance

Latinoamérica (se realizará de forma virtual, no requiere visitas)

Relaciones internas

Dirección de Operaciones, Dirección Ejecutiva

Relaciones externas

Organizaciones finalistas de los premios Esperanza CLAC, redes de producto, red de trabajadores(as)

Reporta a

Coordinadora de Comunicación Estratégica

Coordina con

Gestoras de Comunicación Estratégica

• ACERCA DE CLAC

La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños(as) Productores(as) y Trabajadores(as) de Comercio Justo (CLAC), es una Asociación constituida con personería jurídica en El Salvador, que agrupa a las Organizaciones de Pequeños(as) Productores(as) y Organizaciones de Trabajadores(as) dentro del Comercio Justo. CLAC está organizada en “Coordinadoras Nacionales”, “Redes de Producto” y la “Red de Trabajadores(as); las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las Redes de Producto agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren y la Red de Trabajadores(as) agrupa a las organizaciones de trabajadores (as) de los diferentes países.

La visión de CLAC es ser la red líder en representación, acompañamiento y fortalecimiento de organizaciones de pequeños(as) productores(as) y trabajadores(as) de Comercio Justo en América Latina y el Caribe, impulsando el desarrollo sostenible y promoviendo el empoderamiento, la autogestión y los derechos humanos para alcanzar medios de vida dignos de productores(as), trabajadores(as) y sus comunidades. Y en este contexto, nuestras metas organizacionales son: 1) Incrementar el acceso a mercados nuevos y existentes, 2) Fortalecimiento y desarrollo de la membresía, 3) Promover el Comercio Justo, los principios y valores, 4) Incidir por una producción, comercio, y consumo responsable para impulsar un desarrollo sostenible, 5) Sostenibilidad organizacional de CLAC, 6) Contribuir a los ODS a través de la inclusión de buenas prácticas sociales y ambientales.

• CONTEXTO DE LA CONSULTORÍA

En 2024, CLAC está cumpliendo veinte años de fundación. En este marco, se realizarán por primera vez los Premios Esperanza CLAC, que buscan reconocer las mejores prácticas de las organizaciones certificadas Fairtrade en América Latina y el Caribe en cinco subcategorías establecidas para estos reconocimientos.

Por ello, se requieren los servicios de edición y postproducción de los videos de presentación de los 15 finalistas de las 5 subcategorías de los premios (3 finalistas por categoría). El material audiovisual para los videos será enviado por las organizaciones finalistas.

Además, se requiere la producción de dos videos animados relacionados con la IX Asamblea General de CLAC.

• OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

Realizar la edición y la postproducción de los 15 videos de los finalistas de los Premios Esperanza CLAC, así como dos videos animados para la IX Asamblea General de CLAC.

• PRODUCTOS ESPERADOS

N°1
Producto: 1 cortina de entrada y 1 cortina de salida para Premios Esperanza
Tema/objetivo: Elaborar las cortinas de entrada y salida de los videos de los Premios Esperanza
Cantidad: 2 en español, 2 en portugués y 2 en inglés
Duración: 10 segundos cada una, en HD en horizontal y vertical

N°2
Producto: 1 cortina de entrada y 1 cortina de salida para la IX Asamblea General de CLAC
Tema/objetivo: Elaborar las cortinas de entrada y salida de los videos de la IX Asamblea General de CLAC
Cantidad: 2 en español, 2 en portugués y 2 en inglés
Duración: 10 segundos cada una, en HD en horizontal y vertical

N°3
Producto: 15 videos de finalistas de los Premios Esperanza
Tema/objetivo: Editar los materiales de los finalistas de los premios Esperanza
Cantidad: 15 videos con audio en español y sus versiones con subtítulos en portugués e inglés
Duración: Los 15 videos en formato horizontal durarán entre 2 y 5 minutos. Y en formato vertical deben tener duración de 1 minuto. Ambos formatos en HD

N°4
Producto: 1 video animado sobre los 20 años de CLAC
Tema/objetivo: Elaborar un video animado sobre los 20 años de CLAC
Cantidad: 1 video con audio en español, 1 video con audio en portugués, 1 video subtitulado inglés
Duración: Cada video durará entre 2 y 5 minutos, en HD en horizontal. Y en formato vertical deben tener duración de 1 minuto. Ambos formatos en HD

N°5
Producto: 1 video animado sobre el nuevo plan estratégico de CLAC
Tema/objetivo: Elaborar un video animado sobre el nuevo plan estratégico de CLAC
Cantidad: 1 video en español, 1 video en portugués, 1 video subtitulado inglés
Duración: Cada video durará entre 2 y 5 minutos, y se deberá entregar en HD en horizontal. Y en formato vertical deben tener duración de 1 minuto. Ambos formatos en HD

• REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL MATERIAL AUDIOVISUAL

Requisitos:

1

Se entregará(n) video(s) editado(s) en su idioma nativo en los siguientes formatos:

• Calidad Full HD 1080P (1920×1080) utilizando el logo de CLAC y respetando las indicaciones del Manual de Marca de CLAC

Formato comprimido de alta calidad para su uso web: HD 720P (1280×720), 24 FPS, mp4, h.264, utilizando el logo de CLAC y respetando las indicaciones del Manual de Marca de CLAC

2

Se entregarán todas las versiones del video(s) editado(s) en alta calidad/resolución para su uso en las diferentes plataformas/redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter y WhatsApp) en el(los) respectivo(s) formato(s):

• Horizontal 1920×1080 px ( x )
• Vertical 1080×1920 px ( x )

En todos los respectivos formatos debe utilizar el logo de CLAC respetando las indicaciones del Manual de Marca de CLAC. Además, se debe garantizar que la entrega del(los) video(s) sea(n) en formatos utilizables en redes sociales/plataformas mencionadas.

3

Se entregará una copia de cada video editado en Full HD y HD (y en los respectivos formatos determinados en el requisito 2) con subtítulos integrados (hardcoded), en el(los) idioma(s) respectivo(s):

• Español ( x )
• Inglés ( x )
• Portugués ( x )

Las respectivas copias deben utilizar el logo de CLAC y respetar las indicaciones del Manual de Marca de CLAC.

NOTA: La transcripción de las locuciones de los videos es responsabilidad de la consultora y CLAC entregará las traducciones de éstas al portugués e inglés.

4

Se entregará el proyecto editable de cada video en Full HD con subtítulos y con su correspondiente archivo .SRT para incorporarlo al canal de YouTube, en el(los) idioma(s) respectivo(s):

• Español ( x )
• Inglés ( x )
• Portugués ( x )

Las respectivas copias deben utilizar el logo de CLAC y respetar las indicaciones del Manual de Marca de CLAC.

5

Se entregará una copia de cada video en su idioma nativo en Full HD y en todos los demás formatos (requisitos 1 y 2) en versión limpia (sin logo, texto y subtítulos).

6

Se entregará la transcripción de todos los videos editados (narración y testimonio) en un documento Word.

7

La música ambiente que acompañe los audiovisuales debe estar libre de derechos de autoría o la empresa consultora debe contar con la autorización por escrito, la cual también debe ser entregada.

8

La producción debe estar en audio estéreo digital.

NOTAS IMPORTANTES:

La consultoría/agencia/contratada debe:

1. Deberá entregar el proyecto editable en Adobe Premiere donde se haya realizado la postproducción.
2. Debe recolectar todas las autorizaciones de uso imágenes imagen de cada persona que aparezca en el video(s), debidamente identificadas y firmadas.
3. La entrega de todo material audiovisual y documental se realizará de manera digital y físicamente en un disco duro externo a CLAC. Esta entrega se realizará de acuerdo con la Guía de entrega de materiales audiovisuales y fotográficos que CLAC le entregará a la consultora.
4. En todo momento se deben seguir las especificaciones técnicas de Manual de Marca de CLAC.

• REQUISITOS TÉCNICOS PARA VIDEO ANIMADO

N°

REQUISITOS

1

Se entregará(n) video(s) con edición basada en técnica Motion Graphics y/o técnica Whiteboard/Doodle en español y sin subtítulos, en los siguientes formatos:

• Calidad Full HD 1080P (1920×1080) utilizando el logo de CLAC y respetando las indicaciones del Manual de Marca de CLAC.
• Formato comprimido de alta calidad para su uso web: HD 720P (1280×720), 24 FPS, mp4, h.264, utilizando el logo de CLAC y respetando las indicaciones del Manual de Marca de CLAC.

2

Se entregarán todas las versiones de los videos editados sin subtítulos en alta calidad/resolución para su uso en las diferentes plataformas/redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter y WhatsApp) en los respectivos formatos:

• Horizontal 1920×1080 px ( x )
• Vertical 1080×1920 px ( x )

En todos los respectivos formatos debe utilizar el logo de CLAC respetando las indicaciones del Manual de Marca de CLAC. Además, se debe garantizar que la entrega de los videos sea en formatos utilizables en redes sociales/plataformas mencionadas.

3

Se entregará una copia de cada vídeo en calidad Full HD (y en los respectivos formatos determinados en el requisito 1 y 2), con subtítulos (hardcoded) y/o locución en (marcar únicamente las que aplican):

*Por lo general las animaciones son acompañadas de locución, analizar el caso.

NOTA: CLAC entregará los archivos de audio para la locución en portugués, así como los textos traducidos en inglés y portugués.

4

Se entregará una copia de cada video editado en Full HD con subtítulos con su correspondiente archivo .SRT para incorporarlo al canal de YouTube, en el(los) idioma(s) respectivo(s):

• Español ( x )
• Inglés ( x )
• Portugués ( x )

5

Se debe entregar la transcripción de los videos finales.

6

La música ambiente que acompañe los audiovisuales debe estar libre de derechos de autoría o la empresa consultora debe contar con la autorización por escrito, la cual también debe ser entregada.

7

La producción debe estar en audio estéreo digital.

8

El audio de la narración deberá ser en castellano latino neutro o en idioma neutro (en caso de tener locución en otro idioma).

NOTAS IMPORTANTES:

• Todos los procesos serán revisados y aprobados por CLAC: realización de guion, presentación de story board, selección de las voces para la locución, montaje y postproducción.
• La entrega de todo material (formatos, versiones y editables) por parte de la consultora/agencia/contratada se realizará de manera digital y físicamente en un disco duro externo a CLAC. En caso de utilizar personajes, entregar las versiones editables de los mismos (en Adobe Illustrator). Esta entrega se realizará de acuerdo con la Guía de entrega de materiales audiovisuales y fotográficos que CLAC le entregará a la consultora.
• En todo momento, se seguirán las especificaciones técnicas de Manual de Marca de CLAC.
• METODOLOGÍA SUGERIDA

A continuación, se enumeran directrices generales que requiere CLAC para este tipo de contrataciones:

1. Reunión inicial para: capacitación a la(s) persona(s) sobre CLAC y sus políticas, revisar aspectos sobre los contenidos de los productos a entregar e información secundaria relevante para el contexto de la consultoría.
2. Reunión con el equipo CLAC para la definición de la hoja de ruta, desarrollo de los guiones, revisión de los formatos de videos y un cronograma de trabajo que se ajuste en tiempo y forma a los productos requeridos en esta consultoría.

• PERFIL REQUERIDO PARA CONSULTORÍA/AGENCIA

N°

DESCRIPCIÓN

Deseable

1- Título universitario en Periodismo, Comunicación, Mercadeo o carreras afines. Indispensable

2- Formación profesional y experiencia comprobada en producción audiovisual. Indispensable

3- Formación profesional y experiencia mínima de 3 años comprobada en video animado, técnica Motion Graphics y/o Whiteboard/Doodle. Indispensable

4- Facilidad de relacionamiento, empatía y capacidad de generar confianza con diferentes audiencias. Indispensable

5- Dominio nativo del español y avanzado de inglés/portugués.

6- Experiencia de trabajo con comunidades rurales, pequeños productores (as), trabajadores(as) agrícolas.

7- Experiencia mínima de 3 años trabajando en el área de Comunicación en proyectos rurales, documentación audiovisual o realización de al menos 3 consultorías similares. Indispensable

8- Conocimiento del contexto y realidad de los pequeños productores y trabajadores del Comercio Justo en Latinoamérica y el Caribe.

9- Alta capacidad para el diseño gráfico, comunicación institucional y creatividad. Indispensable

10- Conocimiento de los principios y del enfoque de desarrollo y del Comercio Justo.

11- Que la consultora/agencia/contratada esté radicada en América Latina y el Caribe. Indispensable

• RESPONSABILIDADES

De la consultoría/agencia contratada:

1. Elaboración del cronograma y plan ajustado a las exigencias del TdR, para el proceso de documentación audiovisual, fotográfico, animación y/o documental.
2. Reuniones de trabajo con el equipo de CLAC para las orientaciones sobre los guiones de los audiovisuales, revisión de los materiales audiovisuales, realización de entrevistas y participación en actividades en el terreno.
3. Elaboración de los productos comunicacionales solicitados.
4. Revisión con el equipo de CLAC del material audiovisual elaborado.
5. Preparación de los productos finales.
6. Entrega a CLAC de los productos finales y de los proyectos editables.
7. La consultora/agencia contratada seleccionada será responsable del manejo adecuado y ético de los elementos visuales, así como de los documentos e informaciones que les sean facilitados en el marco de la consultoría.

De CLAC:

1. Orientar a la empresa consultora/agencia contratada y/o su equipo en la elaboración de su ruta de trabajo para la realización de los productos comunicacionales.
2. Entregar oportunamente la documentación pertinente a la consultoría/agencia contratada, así como orientarlo sobre su uso.
3. Retroalimentar a la consultoría/agencia contratada sobre los productos de la consultoría.
4. Realizar una inducción sobre sobre CLAC y sus políticas.
5. Realizar la contratación de los servicios, siguiendo las políticas, manual y procedimientos de adquisiciones definidos.

• CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN

DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA: 5 Meses

Para agilizar y facilitar la realización de las actividades, la consultora/agencia contratada recibirá el apoyo del equipo de CLAC, quien facilitará los contactos, la información general necesaria y apoyará en la definición del cronograma general.

PAGOS (cronograma de desembolsos):

Los pagos por la realización de esta consultoría incluirán tanto los honorarios de la consultoría/agencia contratada, como cualquier pago relacionado con logística y desplazamientos por el país, por lo que debe ser tomado en cuenta al momento de presentar las propuestas para esta consultoría. Se harán los desembolsos distribuidos de la siguiente manera:

Producto

Entrega del cronograma de trabajo y de las cortinas de los videos de los premios Esperanza y de la IX Asamblea General de CLAC (productos 1 y 2) y validación por parte de CLAC

25%

Entrega de los 15 videos de finalistas de los Premios Esperanza y validación por parte de CLAC

25%

Entrega de las versiones finales de 15 videos de finalistas de los Premios Esperanza en español, portugués e inglés (subtitulado) y en sus formatos HD y vertical; entrega de las primeras versiones de los videos animados de los 20 años de CLAC y del nuevo plan estratégico para validación por parte de CLAC

25%

Entrega final de los productos aprobados (15 videos de finalistas en todas sus versiones, y 2 videos animados en todas sus versiones) y de los proyectos editables.

25%

NOTA: CLAC realizará pagos a la consultora/agencia contratada que sea seleccionada sin incurrir en retenciones de ningún tipo. Las obligaciones fiscales que se generen como resultado de esta consultoría, estarán bajo la responsabilidad única de la consultora/agencia contratada, de acuerdo con lo establecido en la legislación del país respectivo o de residencia de éste(os/as).

PROPIEDAD INTELECTUAL

Queda establecido en los presentes términos de referencia, que serán parte indivisible del contrato que genera la contratación de la consultora/agencia, que todo material audiovisual, fotográfico, comunicacional o producción intelectual resultante del trabajo realizado y todas otras informaciones complementarias serán consideradas desde su elaboración como propiedad de CLAC y Fairtrade Internacional, quienes tendrán los derechos exclusivos para publicarlos o divulgarlos. Del mismo modo la consultora/agencia no podrá usar los documentos/productos, ni contenido resultante de la presente contratación en ningún acto, presentación, etc., si no cuenta con la autorización escrita de CLAC.

La música ambiental que acompañe el trabajo audiovisual debe estar libre de derechos de autor o disponer de la autorización escrita de su autor/es.

• CONSIDERACIONES GENERALES

1. El trabajo puede ser realizado por un(a) consultor(a), agencia, empresa o equipo de consultores(as) con experiencia comprobable de acuerdo con los requisitos descritos.
2. Los costos de comunicación, de transferencias y cualquier otro en que se incurra, correrán por cuenta de la consultora/agencia contratada.
3. El equipo operativo de CLAC brindará el acompañamiento necesario para los contactos y la coordinación de visitas con los(as) productores(as), así como los formatos y las líneas directrices para la recolección de información.
4. Toda la información y todos los materiales fotográficos y videos recolectados deberán ser entregados a CLAC al final de la consultoría.
5. La consultora/agencia contratada se sujetará al marco Legal y Fiscal del lugar de suscripción del contrato.
6. Se deberá preservar absoluta confidencialidad sobre la información y documentación a la que tenga acceso o se le facilite de manera formal e informal, pudiendo ser pasible a sanciones en caso de incumplir con la confidencialidad requerida.
7. En caso de incumplimiento al plazo de presentación, la consultora/agencia contratada será multada con el uno por ciento (1%) por cada día calendario de retraso del monto total. Las multas no podrán exceder el 20% del monto total del contrato dando lugar a la resolución de este. En caso de un acuerdo entre partes, por motivo de fuerza mayor el plazo puede extenderse sin incurrirse en ninguna multa.

• DEBIDA DILIGENCIA

Al ser una organización regularizada por la legislación de El Salvador, CLAC debe de cumplir con los requisitos que establece la normativa en materia de prevención de lavado de dinero y activos. Para ello, se realizará un proceso de debida diligencia con el propósito de identificar a nuestros consultores y proveedores (identificarse si son personas naturales o personas jurídicas). Este es un requisito obligatorio para poder participar en el presente proceso de consultoría. Recibirá un correo de parte de CLAC una vez finalizada la fecha límite para envío de propuestas.

How to apply

• RECEPCION DE PROPUESTAS

Con base en la revisión exhaustiva de los términos de referencia podrán enviar su propuesta a la dirección electrónica [email protected]con copia a [email protected] el asunto: “Edición de videos de los premios Esperanza”.

Fecha última de recepción de propuestas completas, a más tardar el 30 de junio de 2024

Se recomienda que las personas interesadas envíen sus propuestas considerando al menos los siguientes elementos:

• Hoja de vida del consultor(a) / equipo
• Carta de motivación
• Propuesta metodológica, técnica y económica detallada
• Muestras de trabajos anteriores* (videos y videos animados)
• Referencias

*Importante: El envío de estos documentos por correo electrónico no debe exceder de 50MB, de lo contrario se recomienda hacer el envío a través de OneDrive, Google Drive, WeTransfer o similares.

NOTAS:

• Propuestas incompletas o que no tomen en cuenta las indicaciones del TDR serán descartadas automáticamente.

• De tener consultas acerca del TDR, por favor dirigir un e-mail con prontitud al correo electrónico indicado con sus inquietudes para ofrecer más información y/o detalles.